Colshare Business: acord de prelucrare a datelor

Versiunea 0.1 · în vigoare de la 21 octombrie 2026

1. Părțile și ce acoperă

1.1 Acest acord este între firma care are o licență Colshare Business (operatorul, „firma”) și DTCONCIERGE S.R.L., Aleea Călărașilor nr. 5, bl. G, ap. 54, Sibiu, România, cod unic de înregistrare 53369247 (persoana împuternicită, „noi”). Face parte din Termenii pentru firme (colshare.app/firms/termeni/) și se aplică cât timp licența e în vigoare.

1.2 Acoperă datele personale ale clienților firmei pe care le prelucrăm când aceștia răspund cererilor firmei și datele despre cererile și locurile firmei pe care le ține serverul nostru.

2. Ce prelucrăm și cum

Ce	Despre cine	Ce putem vedea	Cât timp
Actele trimise într-o cerere	clienții firmei și oricine e numit în actele lor	nimic: criptate în browserul clientului pentru cheia firmei; vedem mărimea lor și când au sosit	până le iau toate locurile, cel mult 7 zile
Titlul unei cereri, lista și numele clientului	clienții firmei	nimic: criptate pentru cheia firmei și, pentru pagina deschisă de client, pentru o cheie aflată doar în link	30 de zile
Adresa de la care se conectează clientul	clienții firmei	o amprentă a ei cu un secret, pentru limitele de cereri	o oră
Jurnalele pe care găzduirea le ține pentru fiecare cerere	clienții și oamenii firmei	cererea, adresa, ora	cât le păstrează planul de găzduire

2.2 Scopul este să ducem actele de la clienții firmei la locurile firmei, cum cere firma. Prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale firmei, adică Termenii, acest acord și ce face firma în birou.

2.3 Pentru că actele și detaliile cererilor sunt criptate înainte să ajungă la noi și nu avem nicio cheie care să le deschidă, nu le putem citi, folosi, corecta sau preda conținutul.

3. Obligațiile noastre

3.1 Prelucrăm datele doar cum spune secțiunea 2, în afară de cazul în care legea cere altceva; atunci anunțăm firma înainte, dacă legea nu interzice.

3.2 Toți cei din DTCONCIERGE care au acces la servere sunt obligați la confidențialitate.

3.3 Măsuri de securitate (art. 32 GDPR): criptarea cap la cap a actelor și cererilor cu chei care există doar pe locurile firmei și în fișierul ei de recuperare; apelurile fiecărui loc semnate cu cheia lui; un loc scos refuzat pe loc și cheia firmei trecută la o generație nouă; datele șterse la termenele din secțiunea 2; limite de cereri; doar HTTPS.

3.4 Ajutăm firma, cât putem dat fiind că nu putem citi datele, să răspundă cererilor persoanelor vizate și cu obligațiile ei conform articolelor 32–36 GDPR.

3.5 Anunțăm firma fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de când aflăm, despre o încălcare a securității datelor la noi, cu ce știm despre ea.

3.6 La încheierea licenței nu mai sosește nimic nou; ce așteaptă pe serverul nostru se șterge cel târziu la 7 zile după ce a sosit, iar cererile la 30 de zile după ce au fost deschise. Nu păstrăm nicio copie.

3.7 Punem la dispoziție ce e necesar pentru a arăta că respectăm acest acord și permitem audituri ale firmei sau ale unui auditor ales de ea, cu preaviz rezonabil, pe costul firmei, cel mult o dată pe an în afara cazului unei încălcări.

4. Subîmputerniciți

4.1 Firma autorizează acești subîmputerniciți:

Subîmputernicit	Pentru ce	Unde
Vercel, Inc.	găzduirea paginilor și a funcțiilor serverului	funcțiile la Frankfurt (UE); compania în SUA
Upstash, Inc.	baza de date care ține elementele criptate până sunt luate	compania în SUA

4.2 Anunțăm firma pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte să adăugăm sau să înlocuim un subîmputernicit; firma se poate opune, iar dacă nu putem ține seama de opoziție poate înceta licența și primește înapoi partea din preț pentru lunile rămase.

4.3 Fiecare subîmputernicit e obligat prin clauze de protecție a datelor cel puțin la fel de protectoare ca acestea. Transferurile în afara SEE se bazează pe Cadrul UE-SUA privind protecția datelor acolo unde destinatarul e certificat, altfel pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

5. Obligațiile firmei

5.1 Firma are un temei legal pentru a cere acte clienților, îi informează cum cer articolele 13 și 14 GDPR și cere doar ce îi trebuie.

5.2 Firma păstrează actele pe locurile ei și decide cât timp; biroul le șterge după perioada aleasă în Setări.

6. Răspunderea și prioritatea

6.1 Răspunderea conform acestui acord urmează secțiunea 6 a Termenilor pentru firme și articolul 82 GDPR.

6.2 Acolo unde acest acord și Termenii diferă în privința datelor personale, are prioritate acest acord.

7. Legea

7.1 Legea română; instanțele din Sibiu, România.

8. Contact

8.1 Întrebări despre protecția datelor și notificări de încălcări: service@colshare.app.

9. Ce prelucrăm noi ca operator

9.1 Pentru licență: numele înregistrat al firmei, codul fiscal și țara (de la ANAF sau VIES), e-mailul la care s-a trimis cheia, planul și perioada plătită, pentru a oferi serviciul și a factura (contract; obligație legală pentru facturi, păstrate cât cere legea contabilității). Cheia de licență se trimite prin Resend, Inc. (SUA), furnizorul nostru de e-mail.

9.2 Pentru fiecare loc: cheia lui publică, numele scris pentru el și când a intrat, ca locurile firmei să lucreze împreună (contract), păstrate până când locul e scos sau licența se încheie.

9.3 Drepturi (acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate) și plângeri: service@colshare.app și autoritatea română de supraveghere, ANSPDCP (www.dataprotectionro.ro).

Termenii pentru firme · Întrebări: service@colshare.app

Colshare Business: data processing agreement

Version 0.1 · in force from 21 October 2026

1. Parties and scope

1.1 This agreement is between the firm that holds a Colshare Business licence (the controller, "the firm") and DTCONCIERGE S.R.L., Aleea Călărașilor nr. 5, bl. G, ap. 54, Sibiu, Romania, sole registration code 53369247 (the processor, "we"). It is part of the Terms for firms (colshare.app/firms/termeni/) and applies while the licence runs.

1.2 It covers the personal data of the firm's clients that we process when they answer the firm's asks, and the data about the firm's asks and seats that our server holds.

2. What we process, and how

What	Who it is about	What we can see	How long
Papers sent into an ask	the firm's clients and anyone named in their papers	nothing: encrypted in the client's browser to the firm's key; we see their size and when they arrived	until every seat has taken them, 7 days at most
An ask's title, list and the client's name	the firm's clients	nothing: encrypted to the firm's key and, for the page the client opens, to a key that is only in the link	30 days
The address the client connects from	the firm's clients	a hash of it with a secret, for rate limits	one hour
Records our hosting keeps of each request	the firm's clients and people	the request, the address, the time	as the hosting plan keeps them

2.2 The purpose is to carry papers from the firm's clients to the firm's seats, as the firm asks. We process the data only on the firm's documented instructions, which are the Terms, this agreement and what the firm does in the desk.

2.3 Because the papers and the asks' details are encrypted before they reach us and we hold no key that opens them, we cannot read, use, correct or hand over their contents.

3. Our obligations

3.1 We process the data only as section 2 says, unless the law requires otherwise; we then tell the firm first, unless the law forbids it.

3.2 Everyone at DTCONCIERGE with access to the servers is bound by confidentiality.

3.3 Security measures (art. 32 GDPR): end-to-end encryption of papers and asks with keys that exist only on the firm's seats and in its recovery file; each seat's calls signed with its own key; a removed seat refused at once and the firm's key moved to a new generation; data deleted at the times in section 2; rate limits; HTTPS only.

3.4 We help the firm, as far as we can given that we cannot read the data, to answer data subjects' requests and with its obligations under articles 32 to 36 GDPR.

3.5 We tell the firm without undue delay, and within 48 hours of becoming aware of it, of a personal data breach on our side, with what we know of it.

3.6 At the end of the licence nothing new arrives; what waits on our server is deleted at the latest 7 days after it arrived, and the asks 30 days after they were opened. We keep no copy.

3.7 We make available what is needed to show we meet this agreement and allow audits by the firm or an auditor it chooses, with reasonable notice, at the firm's cost, at most once a year unless after a breach.

4. Sub-processors

4.1 The firm authorises these sub-processors:

Sub-processor	What for	Where
Vercel, Inc.	hosting the pages and the server functions	functions in Frankfurt (EU); company in the USA
Upstash, Inc.	the database that holds the encrypted items until they are taken	company in the USA

4.2 We tell the firm by e-mail at least 30 days before adding or replacing a sub-processor; the firm may object, and if we cannot meet the objection it may end the licence and get back the part of the price for the months left.

4.3 Each sub-processor is bound by data protection terms at least as protective as these. Transfers outside the EEA rely on the EU-US Data Privacy Framework where the recipient is certified, otherwise on the European Commission's standard contractual clauses.

5. The firm's obligations

5.1 The firm has a lawful basis for asking its clients for papers, informs them as articles 13 and 14 GDPR require, and asks only for what it needs.

5.2 The firm keeps the papers on its seats and decides how long; the desk deletes them after the period set in Settings.

6. Liability and precedence

6.1 Liability under this agreement follows section 6 of the Terms for firms and article 82 GDPR.

6.2 Where this agreement and the Terms differ on personal data, this agreement prevails.

7. Law

7.1 Romanian law; the courts of Sibiu, Romania.

8. Contact

8.1 Data protection questions and breach notices: service@colshare.app.

9. What we process as controller ourselves

9.1 For the licence: the firm's registered name, tax ID and country (from ANAF or VIES), the e-mail the key was sent to, the plan and the paid period, to provide the service and to invoice (contract; legal obligation for invoices, kept as the accounting law requires). The licence key is sent through Resend, Inc. (USA), our e-mail provider.

9.2 For each seat: its public key, the name typed for it and when it joined, to let the firm's seats work together (contract), kept until the seat is removed or the licence ends.

9.3 Rights (access, rectification, erasure, restriction, objection, portability) and complaints: service@colshare.app, and the Romanian supervisory authority, ANSPDCP (www.dataprotectionro.ro).

Terms for firms · Questions: service@colshare.app