Colshare Business: termeni pentru firme

Versiunea 0.1 · în vigoare de la 21 octombrie 2026

Pe scurt

Colshare Business îi permite firmei tale să ceară acte clienților printr-un link și să le primească, criptate, pe calculatoarele și telefoanele firmei (locurile). Noi nu putem citi actele, titlurile cererilor sau listele.
Cumperi o licență pentru o perioadă și un număr de locuri. Nu există conturi: o cheie de licență și un PIN pe fiecare loc. Dacă se pierd toate locurile și fișierul de recuperare, nimeni nu mai poate deschide ce a primit firma, nici noi.
Acești termeni sunt un contract între firme. Regulile de protecție a consumatorilor nu se aplică.

1. Cine suntem și ce acoperă acești termeni

1.1 Colshare Business este oferit de DTCONCIERGE S.R.L., cu sediul în Aleea Călărașilor nr. 5, bl. G, ap. 54, Sibiu, România, nr. de ordine în Registrul Comerțului J2026003869000, cod unic de înregistrare 53369247 („noi”). E-mail: service@colshare.app.

1.2 Acești termeni sunt contractul dintre noi și firma care cumpără o licență Colshare Business („tu”, „firma”): biroul de la colshare.app/birou/, cererile firmei și paginile pe care clienții le folosesc pentru a răspunde (colshare.app/a/), certificatul firmei arătat pe acele pagini și licența. Acordul de prelucrare a datelor de la colshare.app/firms/dpa/ face parte din ei.

1.3 Colshare Business se vinde doar firmelor și altor profesioniști care acționează pentru afacerea lor. Când pornești o licență confirmi că acționezi pentru firma numită în ea și o poți angaja.

2. Serviciul

2.1 Oamenii firmei deschid biroul într-un browser (Chrome sau Edge pe calculator; și browserul unui telefon). Fiecare browser adăugat este un loc: își face propria cheie, păstrează actele și cheile firmei criptate sub un PIN și primește toate actele trimise în cererile firmei după ce a intrat.

2.2 O cerere este un link scurt pe care firma îl trimite unui client. Clientul adaugă poze sau PDF-uri în browser, fără cont; browserul le criptează pentru cheia firmei înainte să plece de pe dispozitivul clientului. Ele așteaptă pe serverul nostru, criptate, până le iau toate locurile, și se șterg atunci, cel târziu după 7 zile. O cerere primește acte 30 de zile.

2.3 Pagina pe care o deschide clientul numește firma ca verificată: numele și codul fiscal din licență, pe care le luăm din registrul oficial (ANAF pentru firmele din România, VIES pentru alte firme din UE) și le semnăm ca certificat al firmei. Nu spune nimic altceva despre firmă.

2.4 Ce păstrăm: licența (numele înregistrat al firmei, codul fiscal, țara, e-mailul la care s-a trimis cheia, planul, perioada plătită, numărul de locuri), cheia publică a fiecărui loc, numele scris pentru el și când a intrat, cererile firmei ca identificatori cu detaliile lor sigilate și ce așteaptă pentru locuri, criptat. Nu avem niciodată o cheie care deschide actele, titlurile cererilor, numele clienților sau listele firmei.

2.5 Actele primite se păstrează pe fiecare loc perioada aleasă de firmă în Setări (30, 90, 180 sau 365 de zile) și se șterg de pe acel loc după ea. Ștergerea unui client îi șterge actele de pe acel loc.

3. Licențe, locuri și preț

3.1 O licență este pentru o perioadă plătită și un număr de locuri: planul Firmă are 2 locuri, planul Birou 6; se pot adăuga locuri. Prețurile sunt cele de pe colshare.app/firms/ sau din oferta trimisă de noi, în euro. Nu adăugăm TVA: DTCONCIERGE S.R.L. nu este înregistrată în scopuri de TVA în România; o firmă din alt stat al UE își contabilizează singură TVA-ul acolo unde legea o cere.

3.2 Trimitem cheia de licență pe e-mail după plată. Primul loc o pornește; celelalte se adaugă dintr-un loc printr-o invitație și un cod de siguranță arătat pe ambele ecrane.

3.3 După perioada plătită, firma are 14 zile de grație. Apoi nu se mai pot face cereri sau locuri noi și nu se mai emite un certificat nou; linkurile deja trimise își păstrează certificatul până la data lui, iar ce au locurile rămâne al lor.

3.4 O licență plătită în avans pentru o perioadă nu se rambursează pentru partea rămasă dacă firma nu o mai folosește, cu excepția cazului în care încetăm serviciul conform 9.2.

4. Obligațiile firmei

4.1 Firma decide ce cere clienților, de ce și cât timp păstrează. Ea este operatorul datelor personale ale clienților din acte și din cereri; noi le prelucrăm pentru firmă conform Acordului de prelucrare a datelor.

4.2 Firma cere doar ce are voie să ceară, le spune clienților cine este și ce face cu actele lor și păstrează în siguranță PIN-urile, cheia de licență și fișierul de recuperare.

4.3 Firma nu folosește Colshare Business pentru mesaje nesolicitate, pentru a strânge acte sub un nume fals sau pentru ceva ilegal. Nu încearcă să citească, să testeze sau să suprasolicite serverele noastre peste folosirea obișnuită.

5. Ce promitem și ce nu

5.1 Rulăm serviciul cu grija cuvenită și reparăm defectele într-un timp rezonabil. Nu promitem că nu e niciodată indisponibil: serverul, rețeaua sau un browser pot cădea.

5.2 Nu putem recupera acte sau chei. Dacă se pierd toate locurile unei firme (browsere golite, calculatoare schimbate) și se pierde și fișierul de recuperare sau parola lui, nimeni nu mai poate deschide ce a primit firma.

5.3 Certificatul firmei spune doar că numele și codul fiscal erau în registrul oficial când am emis licența. Nu este o declarație despre conduita firmei.

6. Răspunderea

6.1 Niciuna dintre părți nu își limitează răspunderea pentru intenție sau culpă gravă, ori acolo unde legea nu permite.

6.2 În rest, răspunderea noastră totală într-un an conform acestor termeni este limitată la cât ne-a plătit firma pentru licență în cele 12 luni dinaintea faptei și nu răspundem pentru profit nerealizat, afaceri pierdute sau pagube indirecte.

7. Date personale

7.1 Acordul de prelucrare a datelor (colshare.app/firms/dpa/) reglementează datele clienților pe care le prelucrăm pentru firmă. Secțiunea 9 a acelui acord spune ce prelucrăm noi ca operator: datele de contact ale licenței și numele locurilor.

8. Modificări

8.1 Putem modifica acești termeni pentru o funcție nouă, o schimbare a legii sau pentru a corecta o greșeală. Anunțăm firma pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte; o firmă care nu e de acord poate înceta licența și primește înapoi partea din preț pentru lunile rămase.

9. Încetarea

9.1 Firma poate înceta oricând să folosească serviciul; licența se încheie atunci la sfârșitul perioadei plătite.

9.2 Putem înceta o licență pe loc dacă firma încalcă grav secțiunea 4 și cu 60 de zile înainte pentru orice alt motiv, rambursând partea din preț pentru lunile rămase.

9.3 Când o licență se încheie, locurile păstrează ce au primit până când firma șterge; nu mai sosește nimic nou.

10. Legea și litigiile

10.1 Acești termeni sunt guvernați de legea română. Litigiile se judecă de instanțele competente din Sibiu, România, dacă părțile nu convin altfel.

10.2 Întrebări și notificări: service@colshare.app.

Acordul de prelucrare a datelor · Întrebări: service@colshare.app

Colshare Business: terms for firms

Version 0.1 · in force from 21 October 2026

In short

Colshare Business lets your firm ask its clients for papers by a link and receive them, encrypted, on the firm's own computers and phones (the seats). We cannot read the papers, the asks' titles or the lists.
You buy a licence for a period and a number of seats. There are no user accounts: a licence key, and a PIN on each seat. Lose every seat and the recovery file, and nobody can open what the firm received, not even us.
These terms are a contract between firms. Consumer protection rules do not apply to it.

1. Who we are and what these terms cover

1.1 Colshare Business is provided by DTCONCIERGE S.R.L., registered office Aleea Călărașilor nr. 5, bl. G, ap. 54, Sibiu, Romania, Trade Register no. J2026003869000, sole registration code 53369247 ("we", "us"). E-mail: service@colshare.app.

1.2 These terms are the contract between us and the firm that buys a Colshare Business licence ("you", "the firm"): the desk at colshare.app/birou/, the firm's asks and the pages its clients use to answer them (colshare.app/a/), the firm certificate shown on those pages, and the licence itself. The Data processing agreement at colshare.app/firms/dpa/ is part of them.

1.3 Colshare Business is sold only to firms and other professionals acting for their business. By activating a licence you confirm that you act for the firm named in it and may bind it.

2. The service

2.1 The firm's people open the desk in a browser (Chrome or Edge on a computer; a phone's browser too). Each browser that is added is a seat: it makes its own key, keeps the firm's papers and keys encrypted under a PIN, and receives every paper sent to the firm's asks after it joined.

2.2 An ask is a short link the firm sends to a client. The client adds photos or PDFs in their browser, without an account; the browser encrypts them to the firm's key before they leave the client's device. They wait on our server, encrypted, until every seat has taken them, and are deleted then, or after 7 days at the latest. An ask takes papers for 30 days.

2.3 The page the client opens names the firm as checked: the name and tax ID in the licence, which we take from the official register (ANAF for Romanian firms, VIES for other EU firms) and sign as a firm certificate. It does not say anything else about the firm.

2.4 What we keep: the licence (the firm's registered name, tax ID, country, the e-mail the key was sent to, the plan, the paid period, the number of seats), each seat's public key, the name typed for it and when it joined, the firm's asks as identifiers with their sealed details, and what waits for the seats, encrypted. We never hold a key that opens papers, the asks' titles, the client names or the firm's lists.

2.5 Papers received are kept on each seat for the period the firm chooses in Settings (30, 90, 180 or 365 days) and deleted from that seat after it. Deleting a client deletes their papers from that seat.

3. Licences, seats and price

3.1 A licence is for a paid period and a number of seats: the Firm plan has 2 seats, the Office plan 6; more seats can be added. Prices are those on colshare.app/firms/ or in the offer we sent you, in euro. We do not add VAT: DTCONCIERGE S.R.L. is not registered for VAT in Romania; a firm in another EU country accounts for VAT itself where the law says so.

3.2 We send the licence key by e-mail after payment. The first seat activates it; the others are added from a seat by an invitation and a safety code shown on both screens.

3.3 After the paid period, the firm has 14 days of grace. Then no new asks or seats can be made and no new certificate is issued; links already sent keep their certificate until its date, and what the seats have stays theirs.

3.4 A licence paid in advance for a period is not refunded for the part left if the firm stops using it, unless we end the service under 9.2.

4. The firm's duties

4.1 The firm decides what it asks its clients for, why, and how long it keeps it. It is the controller of the clients' personal data in the papers and the asks; we process them for the firm under the Data processing agreement.

4.2 The firm asks only for what it may lawfully ask for, tells its clients who it is and what it does with their papers, and keeps the PINs, the licence key and the recovery file safe.

4.3 The firm does not use Colshare Business to send unsolicited messages, to collect papers under a false name, or for anything unlawful. It does not try to read, test or overload our servers beyond normal use.

5. What we do and do not promise

5.1 We run the service with reasonable care and fix faults within a reasonable time. We do not promise it is never unavailable: the server, the network or a browser can fail.

5.2 We cannot recover papers or keys. If every seat of a firm is lost (browsers cleared, computers replaced) and the recovery file or its passphrase is lost too, nobody can open what the firm received.

5.3 The firm certificate says only that the name and tax ID were in the official register when we issued the licence. It is not a statement about the firm's conduct.

6. Liability

6.1 Neither side limits liability for intent or gross negligence, or where the law does not allow it.

6.2 Otherwise our total liability under these terms in a year is limited to what the firm paid us for the licence in the 12 months before the event, and we are not liable for lost profits, lost business or indirect loss.

7. Personal data

7.1 The Data processing agreement (colshare.app/firms/dpa/) governs the clients' data we process for the firm. Section 9 of that agreement says what we process as controller ourselves: the licence's contact details and the seats' names.

8. Changes

8.1 We may change these terms for a new feature, a change in the law or to correct an error. We tell the firm by e-mail at least 30 days before; a firm that does not agree may end the licence and get back the part of the price for the months left.

9. Ending

9.1 The firm may stop using the service at any time; the licence then ends at the end of its paid period.

9.2 We may end a licence at once if the firm breaches section 4 seriously, and with 60 days' notice for any other reason, refunding the part of the price for the months left.

9.3 When a licence ends, the seats keep what they received until the firm deletes it; nothing new arrives.

10. Law and disputes

10.1 These terms are governed by Romanian law. Disputes go to the competent courts of Sibiu, Romania, unless both sides agree otherwise.

10.2 Questions and notices: service@colshare.app.

Data processing agreement · Questions: service@colshare.app