Starting a job in Germany: what an employer may ask, and when
No law lists what may be asked while you apply. The data protection authorities and the Federal Anti-Discrimination Agency, summing up the courts, say an employer may ask only what matters for the job, and as a rule nothing that touches ethnic origin, gender, religion, disability, age or sexual identity. Questions that are not allowed need not be answered, and you may answer them untruthfully. Once you are hired, the law names the tax and social insurance data the employer needs.
What the official texts say, for information; not legal advice.
While you apply
May be asked, if the job needs it
- your name and one way to reach you
Es reicht aus, wenn der Bewerber … eine Kontaktmöglichkeit angibt.
- your ID card, shown at the interview; that does not by itself allow a copy
damit ist aber nicht gesagt, dass eine Kopie hiervon zulässig ist.
- a driving licence, if the work needs one
- languages, if they matter for the work
- whether you have a work permit
Besitzen Sie eine Arbeitserlaubnis?
- convictions, only in the area of criminal law that matters for the job
nur unter Beschränkung auf das für den jeweiligen Arbeitsplatz wichtige Strafrechtsgebiet
- health, only where a condition lastingly or regularly limits your fitness for the work, or puts others at risk
- debts and wage garnishments, only for positions of trust with large financial latitude
Once you are hired
The law names
- your tax ID and date of birth, and whether this is your first or a further job
- your social insurance number if you have one, with your names, date of birth, nationality and address for the registration
Versicherungsnummer, soweit bekannt
- the health insurance fund you chose
- if you need a residence title to work: the title or the work permit, which the employer checks and keeps a copy of while you work there
für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Aufenthaltstitels … aufbewahren
- an extended certificate of good conduct, only for work with minors or where a law provides it, on the employer's written request
May not be asked while you apply
- pregnancy, even for a maternity cover
Die Frage nach einer vorliegenden Schwangerschaft ist grundsätzlich unzulässig.
- marital status, children, wanting children, who you live with
- ethnic origin, mother tongue, where you were born
Fragen nach der ethnischen Herkunft sind … immer unzulässig
- whether you are a man or a woman, or transgender
- religion, except where a religious employer may require it for the job
- whether you are recognised as severely disabled, or your health in general
Pauschal nach dem Gesundheitszustand zu fragen, ist nicht zulässig
- your own full extract from the federal criminal register (Selbstauskunft)
Grob rechtswidrig ist es, den Bewerber eine Selbstauskunft aus dem BZRG vorlegen zu lassen.
- checks of your private social networks
Private Netzwerke dürfen nicht für Background-Checks herangezogen werden.
- anything beyond these limits, even with your consent
können auch mithilfe einer Einwilligung nicht erweitert werden
Sources
- Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg, Ratgeber Beschäftigtendatenschutz · as of April 2020, 4th edition
- Bundesbeauftragte für den Datenschutz, FAQ Beschäftigtendatenschutz · no date shown
- Hamburgische Beauftragte für Datenschutz, Bewerberdatenschutz und Recruiting im Fokus · 6 June 2024
- Antidiskriminierungsstelle des Bundes, Fair in den Job! Leitfaden für diskriminierungsfreie Einstellungsverfahren · as of October 2019, 1st edition
- Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, §§ 1, 7, 9 · last amended on 22 December 2023
- Einkommensteuergesetz, § 39e (tax ID at hiring) · last amended on 29 June 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 197)
- Sozialgesetzbuch IV, § 28a (registration) · last amended on 24 July 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 228)
- Sozialgesetzbuch V, § 175 (health insurance fund) · last amended on 26 June 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 195)
- Aufenthaltsgesetz, § 4a (residence title and copy) · last amended on 21 July 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 221)
- Bundeszentralregistergesetz, § 30a (extended certificate of good conduct) · last amended on 18 June 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 183)
Checked on 20 October 2026.
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